نحوه صحیح قرار ملاقات گذاشتن در انگلیسی
یکی از موارد مهم در زندگی، تعیین قرار ملاقات با دیگران و مدیریت این قرارهاست. بسیاری از افراد یک قرار ملاقات را تنها ویزیت دکتر، مصاحبه‌های شغلی و یا سایر قرارهای خیلی مهم می‌دانند. این درحالی است که بسیاری از فعالیت‌های دیگر مانند قرار ملاقات با یک دوست برای صرف ناهار و شام یا کنسرت رفتن با دوستان نیز همگی تعیین یک قرار ملاقات محسوب می‌شوند.
تعیین قرارهای ملاقات و مدیریت آن‌ها یکی از ملزومات برای کسانی است که زبان انگلیسی را برای تجارت و کسب‌وکار یاد می‌گیرند و به برخی مهارت‌های پایه مدیریتی نیاز دارد. توانایی تعیین قرارهای ملاقات رسمی یا غیررسمی، تغییر دادن، کنسل کردن و همچنین تایید آن‌ها به‌شیوه‌ای روشن و موثر، به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به حوبی مدیریت کنید، بهره‌وری خودتان را افزایش دهید و از استرس خود بکاهید.
در این مطلب به شما می‌آموزیم که چگونه به‌صورت تلفنی یا با استفاده از ایمیل قرار ملاقات تعیین کنید، چگونه قرارهای ملاقات را کنسل کرده و یا تاریخ و زمان آن‌ها را تغییر دهید.
نحوه تعیین یک قرار ملاقات
روش صحیح این کار به‌صورت تلفنی یا از طریق ایمیل است. سعی کنید که هیچ‌وقت با استفاده از پیام متنی قرار نگذارید، مگر اینکه بخواهید از دوست صمیمی خود برای صرف ناهار دعوت کنید.
هنگام تعیین یک قرار ملاقات، باید به طرف مقابل اسم و دلیل‌تان برای ملاقات را بگویید. علاوه‌براین باید درمورد مدت زمانی که قرار طول می‌کشد و اینکه آیا باید قبل از قرار ملاقات منتظر بمانید یا خیر نیز سوال کنید. فراموش نکنید که درباره چگونگی فرآیند کنسلی قرار نیز سوال بپرسید چراکه برخی سازمان‌ها دارای قوانین تنبیهی در این‌خصوص هستند.
نحوه قرار ملاقات گذاشتن از طریق ایمیل در زبان انگلیسی
می‌توان گفت امروزه استفاده از ایمیل برای تعیین وقت ملاقات، در اکثر موارد جایگزین تماس تلفنی شده است. این بدان معناست که توانایی تعیین وقت ملاقات با استفاده از ایمیل به مهارتی مهم و لازم تبدیل شده است.
اگر برای اولین بار و با کسی که او را نمی‌شناسید قرار ملاقات تعیین می‌کنید، باید حتما مشخصات خودتان به همراه دلیل درخواست وقت ملاقات را برای او بنویسید.
نحوه نوشتن برای کسی که او را نمی‌شناسید
اگر طرف مقابلتان را نمی‌شناسید، باید برخی اطلاعات مربوط به خود و یا شرکتتان را برای او بنویسید. در ادامه دو نمونه از این مکاتبات را می‌بینید
I am _________ (followed by company info if appropriate) and I would like to meet with you to discuss…
My name is _______ and I would like to schedule a convenient time to meet.
فراموش نکنید که یک تاریخ نیمه-دقیق برای ملاقات درخواست کنید. به عنوان مثال “next week” یا “the week of October 1”. این‌کار باعث می‌شود تا طرف مقابل راحت‌تر بتواند برنامه زمانی خود را چک کند و سریع‌تر به شما پاسخ دهد.
هنگامی که برای درخواست یک وقت ملاقات ایمیل می‌نویسید، باید این نکته را درنظر بگیرید که چه‌کسی ایمیل شما را دریافت می‌کند. درکل درخواست ایمیلی شما در سه دسته قرار می‌گیرد: رسمی، خنثی و غیر رسمی.
Formal email examples:
I would like to arrange a suitable time and place to meet to discuss….
I would like to arrange an appointment to review…
Neutral email examples:
Could we met on Thursday to review
We should meet in the next few days to discuss…. When is a convenient time for you?
Informal email examples
Can we get together to talk about…
Do you have a few minutes tomorrow to discuss…
تایید یک قرار ملاقات
همیشه یادتان باشد که بعد از تعیین یک وقت ملاقات، آن را تایید کنید و از صحت همه موارد مطمئن شوید. اگر به‌صورت تلفنی قرار ملاقات می‌گذارید، حتما جزئیاتی از جمله زمان، مکان و تاریخ قرار را تکرار کنید و از طرف مقابل بپرسید که درست است یا خیر. این کار را باید حتما قبل از پایان مکالمه به طرف مقابل انجام دهید.
اگر از طریق ایمیل قرار می‌گذارید، باید حتما بلافاصله بعد از تعیین قرار ملاقات آن را تایید کنید.
Examples:
Thank you for your response. I look forward to meeting with you on Tuesday the first of October at 10 AM.
Thanks see you on Tuesday at 10. (informal)
همچنین باید یک روز قبل از تاریخ ملاقات، از طریق ارسال یک ایمیل یا تماس تلفنی کوتاه آن را تایید کنید.
کنسل کردن قرار ملاقات
گاهی پیش می‌آید که مجبور می‌شوید قرار ملاقات خود را کنسل کرده و یا تغییر دهید. در ادامه گام‌های انجام این کار به‌ترتیب آمده است:
- در اسرع وقت و بلافاصله پس از اینکه متوجه شدید که نمی‌توانید سر قرار حاضر شوید، آن را کنسل کنید.
- سعی کنید که قبل از پایان تماس تلفنی و یا ایمیل، تاریخ دیگری برای ملاقات تعیین کنید.
در ادامه دو نمونه از کنسل کردن و تغییر دادن قرار ملاقات و نحوه عذرخواهی بابت این کار آمده است:
Examples:
Due to an upcoming business trip, I will be away from October 3-9. Is it possible to reschedule our meeting for the following week? Thank you in advance and I apologize for any inconvenience.
Due to an unexpected situation, I need to cancel our meeting on Friday.
در ابتدا فرآیند تعیین قرارهای ملاقات و مدیریت آن‌ها ممکن است کمی سخت و پیچیده به‌نظر برسد، اما با کمی تمرین می‌توانید این کار را انجام دهید و به شخصی بهره‌ور تبدیل شوید که می‌تواند به راحتی با سایر اشخاص و سازمان‌ها همکاری نماید.
دیدگاهتان را بنویسید