برای بسیاری از ما رایج‌ترین روش برقراری ارتباطات رسمی و تجاری نوشتن و ارسال ایمیل است. بنابراین لازم است تا اصول صحیح نوشتن یک ایمیل رسمی و حرفه‌ای به زبان انگلیسی را فرا بگیریم. با اینکه سطح رسمیت ایمیل از نامه کمتر است، اما ایمیلی که می‌نویسیم باید حرفه‌ای باشد تا تصویر خوبی از ما و شرکتمان مبادره کند.

طریقه نوشتن یک ایمیل رسمی

با پیروی از 5 روش ساده زیر می‌توانیم مطمئن باشیم ایمیلی که می‌نویسیم کاملا حرفه‌ای است:

1. شروع ایمیل با عنوان گیرنده مناسب (greeting)
2. تشکر از گیرنده ایمیل
3. بیان هدف از ارسال ایمیل
4. اضافه کردن نظرات پایانی
5. تمام کردن ایمیل با عبارت پایانی

1- شروع ایمیل با عنوان گیرنده مناسب

همیشه در ابتدای ایمیل گیرنده را با استفاده از عبارتی مثل “Dear Ali” خطاب قرار دهید. اگر رابطه شما و گیرنده ایمیل رسمی است، از نام خانوادگی آن‌ها استفاده کنید (مثال: Dear Mrs. Price). اگر هم با گیرنده صمیمی هستید می‌توانید بنویسید: “Hi Kelly“. درصورتی‌که نام گیرنده را نمی‌دانید و او را نمی‌شناسید از عبارات: “To whom it may concern” و یا “Dear Sir/Madam” استفاده کنید.

2- تشکر از گیرنده

اگر به ایمیل کسی که چیزی درخواست کرده و یا سوالی پرسیده پاسخ می‌دهید، باید متن ایمیل را با تشکر از او آغاز کنید. به‌عنوان مثال اگر کسی در قالب ایمیل سوالی درمورد شرکت شما پرسیده باشد، در پاسخ به آن می‌توانید بنویسید “Thank you for contacting ABC Company” . اگر شخصی به ایمیل شما پاسخ داده است حتما بنویسید “Thank you for your prompt reply” و یا “Thanks for getting back to me” . تشکر کردن از گیرنده حال او را خوب می‌کند و ادب شما را نیز نشان می‌دهد.

3- بیان هدف از ارسال ایمیل

اگر برای بار اول برای کسی ایمیل می‌فرستید و به ایمیل پاسخ نمی‌دهید، دیگر نمی‌توانید ایمیل را با تشکر از گیرنده آغاز کنید. درعوض، هدفتان را از ارسال ایمیل بیان کنید. به عنوان مثال: “I am writing to inquire about …” یا “I am writing in reference to …”.

اول هدف اصلیتان از ارسال ایمیل را بنویسید و سپس به‌سراغ بقیه متن بروید. یادتان باشد که افراد تمایل دارند تا ایمیل‌ها را سریع بخوانند، پس جملاتتان کوتاه و شفاف باشد. همچنین حواستان به نکات گرامری، املا و علائم نگارشی نیز باشد، چون ایمیل شما نماینده خود شما و شرکت شماست.

4- اضافه کردن نظرات پایانی

قبل از اینکه ایمیل خود را به پایان برسانید، بهتر است بار دیگر از گیرنده تشکر کرده و برخی جملات پایانی مودبانه نیز بنویسید. مثلا می‌توانید بگویید: “Thank you for your patience and cooperation” یا “Thank you for your consideration” و بعد از آن بنویسید “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” و “I look forward to hearing from you”.

5- تمام کردن ایمیل با عبارت پایانی

آخرین گام اضافه کردن یک عبارت پایانی در انتهای ایمیل به همراه نامتان است. عباراتی مثل “Best regards”, “Sincerely” و “Thank you” همگی رسمی و حرفه‌ای هستند. یادتان باشد تنها درصورتی از عباراتی مانند “Best wishes” یا “Cheers” استفاده کنید که گیرنده را کاملا بشناسید و با او صمیمی باشید.

درپایان نیز قبل از کلیک بر روی دکمه ارسال، یک بار دیگر تمام ایمیل را بازخوانی کنید و مطمئن شوید که ایرادی نداشته باشد.